10 роҳ барои беҳтар кардани муошират дар муҳити кор

Муоширати заиф дар муҳити кор метавонад яке аз сабабҳои пинҳонии коҳиши самаранокӣ гардад. Мушкилоти муошират танҳо бо ҷаласаҳои номуносиб ё мактубҳои электронии тӯлонӣ маҳдуд намешаванд. Онҳо метавонанд боиси риоя нашудани муҳлатҳо, такроран иҷро кардани корҳо, нофаҳмиҳо ва суст шудани муносибатҳои байни кормандон шаванд.

Бо вуҷуди ин, бисёре аз мушкилоти муоширатро пешгирӣ кардан мумкин аст. Ташкили низоми муассири муошират диққат додан ба тарзи расонидани паём, гӯш кардан, гирифтани фикру мулоҳиза, интихоби воситаи мувофиқ ва фароҳам овардани фазоеро талаб мекунад, ки кормандон дар он назари худро озодона баён карда тавонанд.

Муоширати муассир дар муҳити кор аз интиқоли одии маълумот фаротар меравад. Гӯш кардани фаъолона, ҳамдардӣ, равшанбаёнӣ ва интихоби тарзи муносиби муошират дар ташаккули фаҳмиши муштарак ва ҳамоҳангии аъзои гурӯҳ нақши муҳим доранд.

Муоширати муассир дар муҳити кор чист?

Муоширати муассир равандест, ки дар он паём на танҳо фиристода мешавад, балки қабулкунанда онро дуруст мефаҳмад ва метавонад дар асоси он амали мувофиқ анҷом диҳад.

Муоширати муассир ба роҳбарон ва кормандон кумак мекунад, ки интизориҳои худро беҳтар баён кунанд, мушкилотро баррасӣ намоянд, андешаҳояшонро бо ҳам дар миён гузоранд ва барои расидан ба ҳадафҳои муштарак ҳамкорӣ кунанд.

Дар муҳити солими корӣ муошират танҳо аз боло ба поён сурат намегирад. Кормандон низ метавонанд савол диҳанд, фикру мулоҳизаҳои худро баён кунанд ва дар қабули қарорҳо иштирок намоянд.

10 роҳ барои муоширати муассир дар муҳити кор

1. Аввал мушкилотро ба миён гузоред, сипас роҳи ҳалро баррасӣ кунед

Яке аз иштибоҳҳои маъмули роҳбарон ин аст, ки ҳангоми ба миён гузоштани масъала фавран роҳи ҳалли дилхоҳи худро низ пешниҳод мекунанд.

Вақте роҳбар аз аввал назарашро баён мекунад, метавонад нохоста самти суҳбатро муайян карда, имконияти иштироки дигар аъзои гурӯҳро кам намояд.

Беҳтар аст аввал се чиз равшан карда шавад:

• Мушкилот чист?
• Муваффақият чӣ гуна муайян мешавад?
• Чӣ маҳдудиятҳо вуҷуд доранд?

Сипас аз аъзои гурӯҳ хоҳиш карда шавад, ки роҳҳои ҳалли худро пешниҳод кунанд.

Ин тарзи кор ба кормандон имкон медиҳад, ки дар ҳалли масъала иштирок кунанд ва танҳо қабулкунандаи қарорҳои омода набошанд.

Масалан, роҳбар метавонад ба ҷойи он ки дар оғози ҷаласа бигӯяд: «Мо бояд ин корро анҷом диҳем», аввал мушкилотро шарҳ диҳад ва аз аъзои гурӯҳ бипурсад, ки барои ҳалли он чӣ пешниҳод доранд.

2. Барои фаҳмидан гӯш кунед

Яке аз муҳимтарин малакаҳои муошират гӯш кардани фаъолона аст.

Агар шахс ҳангоми сухан гуфтани ҳамсуҳбат ба ҷойи диққат додан ба гуфтаҳои ӯ дар фикри омода кардани ҷавоби худ бошад, дар асл пурра гӯш намекунад.

Барои дуруст фаҳмидани ҳамсуҳбат бояд:

• Ба ӯ пурра диққат диҳед.
• Ба таври муносиб ба чашмонаш нигоҳ кунед.
• Пеш аз шунидани тамоми масъала хулоса набароред.
• Суханашро набуред.
• Ҳангоми сухан гуфтани ӯ дар зеҳнатон ҷавоб ё далели ҳимояи худро омода накунед.

Ҳадафи гӯш кардани фаъолона танҳо шунидани калимаҳо нест. Бояд кӯшиш кард, ки мақсад, нигаронӣ ва назари шахс низ фаҳмида шаванд.

Вақте кормандон эҳсос мекунанд, ки суханашон воқеан шунида мешавад, эҳтимоли бештар дорад, ки масъалаҳоро оромона баррасӣ кунанд ва барои ёфтани роҳи ҳал ҳамкорӣ намоянд.

3. Бовар ҳосил кунед, ки фаҳмиши муштарак доред

Одамон метавонанд як ҷумларо ба тарзҳои гуногун фаҳманд. Таҷрибаҳои пешина, фарзияҳо ва интизориҳои ҳар шахс ба тарзи фаҳмидани паём таъсир мерасонанд.

Аз ин рӯ, бисёре аз ихтилофҳои муҳити корӣ метавонанд аз нофаҳмӣ ба вуҷуд оянд, на аз мухолифати воқеии назарҳо.

Яке аз роҳҳои муассири пешгирии ин мушкилот санҷидани фаҳмиши муштарак аст.

Масалан, метавон гуфт:

«Ман аз суханони шумо чунин фаҳмидам, ки...»

Ё:

«Иҷозат диҳед бовар ҳосил кунам, ки дуруст фаҳмидаам...»

Ин усул ба ҳар ду тараф имкон медиҳад, ки пеш аз идомаи суҳбат мутмаин шаванд: онҳо масъаларо яксон фаҳмидаанд.

Санҷидани фаҳмиши муштарак метавонад аз хатоҳо, такрори кор ва таъхир дар лоиҳаҳо пешгирӣ кунад.

4. Ба барқарор кардани робита ва эътимод диққат диҳед

Дар муҳити кории пуризтироб суҳбатҳо баъзан ба рақобати байни одамон табдил меёбанд. Ҳар кас кӯшиш мекунад назари худро ҳимоя кунад ва ба фаҳмидани дидгоҳи ҳамсуҳбат камтар аҳамият медиҳад.

Барои пешгирии ин ҳолат роҳбарон бояд диққати худро аз исботи назари хеш ба барқарор кардани робита ва ҳамдигарфаҳмӣ равона кунанд.

Дар ин самт ду усул муфид буда метавонад:

Кунҷковӣ бо зеҳни боз

Ба ҷойи хулосабарории шитобкорона саволҳое диҳед, ки ҷавоби муфассалро талаб мекунанд.

Масалан:

«Метавонӣ дар бораи ин масъала бештар шарҳ диҳӣ?»

Чунин савол ба гирифтани маълумоти бештар аз ҳамсуҳбат кумак мекунад.

«Бале, ва...»

Дар ин усул аввал андеша ё назари ҳамсуҳбат пазируфта мешавад ва сипас ба он андешаи нав илова мегардад.

Ҳамин тавр, суҳбат ба ҷойи рад кардани андешаҳо ба самти такмил додани онҳо меравад.

Фароҳам овардани фазои бехатар дар муҳити кор низ аҳамияти зиёд дорад. Кормандон бояд тавонанд назари худро баён кунанд, савол диҳанд ва ҳатто мушкилотро матраҳ намоянд, бе он ки аз вокуниши манфӣ ё ҷазо битарсанд.

5. Паёмҳои муҳимро такрор ва тақвият диҳед

Як бор эълон кардани масъала ҳатман маънои онро надорад, ки кормандон онро пурра фаҳмидаанд.

Паёмҳои муҳим бояд дар ҳолатҳои гуногун ва тавассути воситаҳои муносиб такрор ва тақвият дода шаванд.

Масалан, ташкилот метавонад масъалаҳои муҳимро ба таври ҳамоҳанг тавассути ин роҳҳо расонад:

• Ҷаласаҳо;
• Почтаи электронӣ;
• Платформаҳои дохилӣ;
• Роҳбарони ҳар гурӯҳ.

Такрори паём махсусан дар муҳити корие муҳим аст, ки суръати кор баланд буда, шароит зуд тағйир меёбад. Дар чунин муҳит афзалиятҳо метавонанд дар муддати кӯтоҳ дигар шаванд.

Пайгирона ва яксон расонидани паёмҳо низ аҳамияти зиёд дорад. Вақте роҳбарони гуногун як масъаларо ба тарзҳои мухталиф баён мекунанд, эҳтимоли сардаргумӣ ва пайдо шудани овозаҳо меафзояд.

6. Ҳамон рафтореро нишон диҳед, ки аз дигарон интизоред

Фарҳанги муоширати ташкилот асосан аз рафтори роҳбарон шакл мегирад.

Агар роҳбар дар ҷаласаҳо сухани дигаронро бурад, ҳамеша худаш гап занад ё андешаҳои кормандонро нодида гирад, эҳтимоли зиёд дорад, ки ҳамин рафтор дар гурӯҳ низ такрор шавад.

Баръакс, роҳбаре, ки аввал гӯш мекунад, савол медиҳад, ба баёни назарҳои гуногун имкон фароҳам меорад ва иштироки одамонро қадр мекунад, барои дигар кормандон намунаи муносиб мегардад.

Муоширати муассирро танҳо бо навиштани дастурамал ба вуҷуд овардан мумкин нест. Рафтори ҳаррӯзаи роҳбарон бояд ҳамон чизеро нишон диҳад, ки ташкилот аз кормандон интизор аст.

7. Ба тарзи баёни паём диққат диҳед

Паём танҳо аз калимаҳои гуфташуда иборат нест. Оҳанги овоз, ҳолати чеҳра ва забони бадан низ ба фаҳмиши одамон таъсир мерасонанд.

Масалан, роҳбар метавонад нияти баёни фикри мусбат дошта бошад, аммо оҳанги тунд, ҳолати номуносиби чеҳра ё ҳаракатҳои бадане, ки сардиву дурӣ нишон медиҳанд, боиси манфӣ қабул шудани суханаш гарданд.

Барои муассир баён кардани фикру мулоҳиза ба чанд нукта диққат диҳед:

• Ба таври муносиб ба чашмони ҳамсуҳбат нигоҳ кунед.
• Бо оҳанги ором ва эҳтиромона сухан гӯед.
• Ҳадафи фикру мулоҳизаатонро беҳбудӣ ва рушд қарор диҳед.
• Мазмуни паёмро бо тарзи баёни он ҳамоҳанг созед.

Ҳамин тавр, эҳтимоли он бештар мешавад, ки паём ҳамон маъноеро расонад, ки фиристанда дар назар дошт.

8. Вохӯриҳои инфиродӣ баргузор кунед

Барои беҳтар кардани муошират дар муҳити кор набояд танҳо ба вазифаҳо диққат дод. Сифати муносибати байни роҳбар ва кормандон низ муҳим аст.

Вохӯриҳои инфиродӣ ба роҳбар имкон медиҳанд, ки бо ҳар корманд бе ҳузури дигар аъзои гурӯҳ суҳбат кунад.

Ин вохӯриҳо метавонанд ба ошкор шудани масъалаҳое кумак кунанд, ки кормандон одатан дар ҷамъ баён намекунанд.

Дар онҳо метавон масъалаҳои зеринро баррасӣ кард:

• Мушкилоти корӣ;
• Ниёзҳои омӯзишӣ;
• Нигарониҳои шахсии вобаста ба кор;
• Пешниҳодҳо;
• Ҳадафҳои касбӣ;
• Фикру мулоҳизаҳо дар бораи роҳбарӣ.

Ҳадафи ин вохӯриҳо набояд танҳо санҷидани иҷрои вазифаҳо бошад. Онҳо бояд барои ташаккули эътимод ва робитаи воқеӣ байни роҳбар ва корманд низ имконият фароҳам оранд.

9. Ҷаласаҳои мунтазами гурӯҳӣ баргузор кунед

Ҷаласаҳои мунтазами гурӯҳӣ ба гардиши маълумот дар гурӯҳ кумак мекунанд.

Дар ҷаласаи дуруст ташкилшуда метавон:

• Муваффақиятҳои охирро баррасӣ кард.
• Мушкилотро ба миён гузошт.
• Барои душвориҳо роҳи ҳал ёфт.
• Ҳадафҳои ҳафта ё давраи ояндаро муайян кард.
• Андешаҳои навро баррасӣ намуд.

Муҳим аст, ки ҷаласаҳо ба суханронии яктарафаи роҳбар табдил наёбанд ва ҳамаи аъзои гурӯҳ имкони сухан гуфтан дошта бошанд.

Ҳамчунин, беҳтар аст баъд аз ҷаласа қарорҳо, амалҳои пешбинишуда ва масъулиятҳои муайянгардида сабт шаванд, то аъзои гурӯҳ донанд, ки чӣ корҳо бояд анҷом дода шаванд.

10. Аз воситаи муносиби муошират истифода баред

Бо зиёд шудани кори фосилавӣ ва гурӯҳҳое, ки аъзояшон дар ҷойҳои гуногун кор мекунанд, эҳтимоли нофаҳмӣ бештар шудааст. Вақте кормандон дар як ҷой ҳузур надоранд, бисёре аз шарҳҳои кӯтоҳу ғайрирасмие, ки ҳангоми кори ҳузурӣ дода мешаванд, аз байн мераванд.

Аз ин рӯ, интихоби воситаи муносиби муошират аҳамияти зиёд дорад.

Воситаи муносиб метавонад:

• Паёмҳо ва эълонҳои муҳимро дар як ҷой ҷамъ кунад.
• Кормандони ҳузурӣ ва фосилавиро ҳамзамон огоҳ созад.
• Имкони савол додан ва гирифтани фикру мулоҳизаро фароҳам орад.
• Аз пароканда шудани маълумот дар воситаҳои гуногун пешгирӣ кунад.
• Пайгирии паёмҳо ва амалҳоро осонтар намояд.

Вобаста ба ниёзҳои ташкилот метавон аз паёмрасонҳои корпоративӣ, барномаҳои ҳамкории гурӯҳӣ, идоракунии лоиҳа, видеоконфронс ва дигар платформаҳои муошират истифода бурд.

Бо вуҷуди ин, восита худ аз худ мушкилоти муоширатро ҳал намекунад. Ташкилот бояд муайян кунад, ки ҳар навъи паём тавассути кадом восита расонида шавад ва кадом маълумот бояд сабт ва ҳуҷҷатгузорӣ гардад.

Чӣ гуна муоширати муассирро ба як қисми фарҳанги ташкилот табдил диҳем?

Муоширати муассир вақте устувор мешавад, ки аз маҷмӯи амалҳои пароканда ба як қисми фарҳанги ташкилот табдил ёбад.

Барои ин роҳбарон бояд худашон намунаи муоширати матлубро нишон диҳанд ва кормандон низ барои баёни фикру мулоҳизаҳои худ имконияти кофӣ дошта бошанд.

Ҳамчунин, роҳҳои муошират бояд равшан бошанд, то кормандон донанд, ки барои ҳар масъала аз кадом роҳ истифода кунанд.

Муошират набояд танҳо аз роҳбарон ба кормандон равона бошад. Ташкилот бояд имкони муоширати дуҷонибаро фароҳам орад, то кормандон низ маълумот, нигарониҳо ва пешниҳодҳои худро расонида тавонанд.

Ҷамъбаст

Муоширати муассир дар муҳити кор танҳо бо интиқоли маълумот маҳдуд намешавад. Барои ташаккули муоширати солиму натиҷабахш ташкилот ба гӯш кардани фаъолона, равшанбаёнӣ, эътимод, мубодилаи мунтазами фикру мулоҳиза ва интихоби воситаи муносиби муошират ниёз дорад.

Роҳбарон метавонанд бо ба миён гузоштани масъала ба ҷойи таҳмили роҳи ҳал, гӯш кардан барои фаҳмидан, санҷидани фаҳмиши муштарак, фароҳам овардани фазои бехатар, тақвияти паёмҳои муҳим ва нишон додани рафтори намунавӣ сифати муоширати гурӯҳи худро беҳтар кунанд.

Вохӯриҳои мунтазами инфиродӣ ва гурӯҳӣ низ барои муайян кардани мушкилот, гирифтани фикру мулоҳиза ва ҳамоҳангии аъзои ташкилот имконияти муносиб фароҳам меоранд.

Технология метавонад ин равандро осонтар ва муназзамтар кунад, аммо фарҳанги муоширати ташкилот ва рафтори роҳбарону кормандон аз восита муҳимтаранд. Вақте одамон озодона сухан гуфта метавонанд, суханашон воқеан шунида мешавад ва паёмҳо равшану ҳамоҳанг расонида мешаванд, муоширати ташкилӣ ба беҳтар шудани ҳамкорӣ, кам шудани хатоҳо, афзоиши самаранокӣ ва солимтар шудани муҳити кор кумак мекунад.

Нақши паёмрасони корпоративӣ дар беҳтар кардани муоширати дохилӣ

Истифодаи паёмрасони корпоративӣ метавонад муоширати байни роҳбарон, кормандон ва гурӯҳҳоро ҳамоҳангтар ва ҳадафмандтар кунад.

Ин воситаҳо имкон медиҳанд, ки мувофиқи гурӯҳ, лоиҳа ё воҳиди ташкилӣ суҳбатҳои инфиродӣ ва гурӯҳӣ ташкил карда шаванд.

Ҷамъ шудани паёмҳо ва файлҳои корӣ дар як муҳити муайян аз пароканда шудани маълумот дар воситаҳои гуногун пешгирӣ мекунад.

Имкони ҷустуҷӯи зуд дар суҳбатҳо ва файлҳо дастрасӣ ба маълумот ва таърихи муоширатро осонтар месозад.

Пайваст кардани паёмрасон ба дигар равандҳо ва системаҳои ташкилот метавонад огоҳиномаҳо ва маълумоти заруриро мустақиман ба кормандон расонад.

Идора кардани сатҳи дастрасии корбарон ба ташкилот имкон медиҳад, ки ҳар шахс мувофиқи нақш ва масъулияташ ба гурӯҳҳо ва суҳбатҳои дахлдор дастрасӣ дошта бошад.

Нигоҳдорӣ ва бойгонӣ кардани суҳбатҳо низ ба ҳифзи таърихи муошират ва дастрасии дубора ба маълумот дар оянда кумак мекунад.

Дастгирии ирсоли файл ва имкони истифода тавассути веб ва телефонҳои мобилӣ муоширати кормандонро ҳангоми кори ҳузурӣ, фосилавӣ ва омехта осонтар мегардонад.

Кам кардани вобастагӣ аз паёмрасонҳои оммавӣ низ метавонад ба ташкилот дар назорати беҳтари маълумот ва кам кардани парокандагии муошират кумак кунад.

Бо вуҷуди ин, технология ҳамон вақт бештар натиҷа медиҳад, ки дар баробари фарҳанги муносиби муошират, қоидаҳои равшан ва омӯзиши кормандон истифода шавад.

Паёмрасони муносиби корпоративӣ метавонад барои ташкили муоширати зуд, мутамарказ, бехатар ва идорашаванда байни аъзои ташкилот мусоидат кунад.